Papierloos werken: Tips, tricks en best practices
Door Peter Joosten
Visie: van papierloos naar digitaal
De ontwikkelingen staan niet stil: papierloos vergaderen wordt meer en meer een vraag om digitaal werken. Uit de vragen die we krijgen blijkt dat er behoefte is aan het digitaliseren van
werkprocessen. Denk aan werken onderweg met de iPad, het gebruiken van smartboards bij vergaderingen en mooie apps zoals iFlevoland en iBabs. Wat wij zien is dat niet alleen de drager digitaal wordt, maar dat ook de weg naar de drager toe onder de loep wordt genomen en zo mogelijk gedigitaliseerd. Uit verschillende gemeenten krijgen wij het verzoek om pilots ‘digitaal' of ‘printerloos werken' te begeleiden. Dat gaat dus veel verder dan het digitaliseren van de vergaderbundel.
Een goed begin: draagvlak
In Venlo adviseren we raad, griffie en organisatie over papierloos vergaderen. Basisvoorwaarde is draagvlak in de raad. Daarom hebben we op verzoek van de gemeente De Wolden een demonstratie georganiseerd. In anderhalf uur oefenden raadsleden met een iPad en met papierloos vergaderen. Draagvlag begint immers met kennismaken en de voor- en nadelen ondervinden.
Train-de-trainer Amstelveen
In Amstelveen is de meerderheid van de raadsleden en commissieleden begonnen met een proef papierloos werken. Voor de zomer gaven we trainingen aan vier groepen deelnemers. Aan de bijeenkomst deden naast raadsleden ook de servicedesk en de griffiemedewerkers mee. Train-de-trainer is een beproefde methode om de kennis niet alleen over te dragen maar deze ook te borgen in de organisatie.
Tips:
- organiseer twee bijeenkomsten: een basistraining en drie weken later een training voor gevorderden. Zo kunnen de onervaren gebruikers oefenen en drie weken later meedoen met de training voor gevorderden
- vraag de deelnemers hun vragen te mailen voor aanvang van de tweede training
- zorg dat de ervaren deelnemers hun ‘handigheden' gaan delen in hun fractie en in de raad. Ondersteun dit bijvoorbeeld met een mailinglist of een intranetpagina.
- biedt handvatten voor het persoonlijke digitale archief, maar zorg dat je als griffie daar geen actieve rol in krijgt. Net als met papier: hoe raadsleden hun archief inrichten is aan henzelf.
Over de ervaringen in Amstelveen leest u meer in deze blog.
Hoe krijg je de stukken bij de raadsleden?
Als je een pilot gaat draaien met een groep raadsleden, kies dan voor een gratis oplossing. Laat raadsleden de stukken van internet downloaden. Of implementeer Dropbox, een oplossing die Nijmegen en Gouda gebruiken.
Als er budget beschikbaar is moet je als griffier kijken naar apps die de stukken naar de apparaten van de raadsleden sturen. Let daarbij op de aanbieder van je raadsinformatiesysteem, het budget en de wensen van je raadsleden. Maar let op: met een iPad en een app ben je er niet. Je moet het werkproces op de griffie herinrichten en je moet zorgen dat de stukkenstroom naar de griffie ook gestroomlijnd wordt. Na de collegevergadering wil je immers niet papieren raadsvoorstellen blijven inscannen.
Wachten op wijzigingen in de ICT-structuur binnen de ambtelijke organisatie? Let op de risico's
Sommige griffiers zien een papierloos werkende raad als sluitstuk van een digitaal ingerichte en werkende ambtelijke organisatie. De implementatie van dergelijke trajecten lopen door institutionele vertragingsfactoren echter vaak achter op schema. Natuurlijk kun je als griffie meedenken over de ambtelijke informatieflow, maar pin je daar niet op vast. Dat was ook de conclusie van het adviestraject dat Necker van Naem bij de gemeente Utrecht begeleidde. Zorg dat je het op korte termijn goed regelt voor je raadsleden en blijf daarnaast betrokken bij de ontwikkeling van documentmanagementsystemen en/of het bestuurlijke workflowsysteem. Maar wacht daar niet op. Dan kun je, aldus veel ICT-experts, pas over vijf jaar papierloos vergaderen als je geluk hebt.
Financieren van papierloos werken
De financiële vraag komt altijd. Bij welke griffierskring in Nederland we ook kwamen, altijd werd er gevraagd naar de kosten en baten. Terecht, in tijden van bezuinigingen. Als gemeente ben je volgens het rechtspositiebesluit verplicht de raadsleden een computer met
software in bruikleen of een tegemoetkoming te geven. De raad kan zelf ook het initiatief nemen en afspreken om de apparaten te betalen uit hun fractievergoedingen. Mijn advies: peil bij de fractievoorzitters wat de voorkeur heeft. Wij zien steeds meer dat raadsleden zelf willen beslissen waar ze mee werken (device onafhankelijk).
Zorg ervoor dat je een apparaat aanschaft waarmee mobiel internet mogelijk is. Een dataabonnement betalen voor je raadsleden is niet mogelijk. De meeste raadsleden hebben de beschikking over draadloos internet thuis of op het werk. In de trein kunnen ze hun telefoon gebruiken om met hun iPad te internetten. Mail ons als je hierover meer wil weten.
Artikelen
- Top 5 iPad apps voor politici
- Top iPad apps voor politici, volgens gebruikers
- 8 tips voor een succesvolle implementatie van iPads in de gemeenteraad
Heeft u vragen over papierloos werken?
Neem contact op met Peter Joosten via peter@necker.nl, 06 265 127 73, of via twitter @wpjoosten, #papierloos.
